Asistente de Personas y Cultura

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

 

 

 

El Oficial Senior de Personas y Cultura será responsable de garantizar la implementación de los procesos asociados al ciclo de vida del empleado, desde la atracción, reclutamiento y selección, hasta la contratación, inducción, desarrollo, retención y retiro, cumpliendo las políticas y normas de la organización y la normatividad laboral venezolana.

El cargo también tendrá la responsabilidad de brindar asesoría técnica, acompañamiento y seguimiento a las organizaciones socias en la implementación de los procesos de Personas y Cultura, asegurando la alineación con los estándares de la organización, los donantes y la normativa laboral venezolana.

 

  

Administración de recursos humanos:

 

·       Planificar, coordinar y supervisar los planes de trabajo del personal y las actividades de capacitación/ desarrollo del personal de P&C asignado.

·       Establecer objetivos y expectativas claros para el equipo y proporcionar valoraciones regulares, positivas y constructivas a los informes directos.

·       Mantener relaciones abiertas y profesionales con los miembros del equipo.

·       Ejercer funciones de liderazgo, formación y desarrollo de equipos, supervisión del adecuado entendimiento y gestión de las funciones a cargo de su equipo.

·       Participar en las reuniones de personal y de apoyo con el objetivo de proporcionar la información necesaria y actual en temas de Personas y Cultura.

·       Apoyar el diseño e implementación de políticas, programas y procedimientos de gestión humana y relaciones laborales.

·       Apoyar la coordinación de programas de bienestar de personal de acuerdo con la normativa.

·       Cumplir los estándares de liderazgo organizacionales

 

 

Atracción, Reclutamiento y Selección:

• Liderar el proceso de reclutamiento y selección de personal para Venezuela, con responsabilidad integral sobre su planificación, ejecución y mejora continua, asegurando que la información asociada a los procesos este completa, precisa y alineada a los lineamientos institucionales, actuando como garante de la calidad y confiabilidad de los datos.

• Recibir, revisar JD y RRH para activar proceso de atracción y selección de personal

• Coordinar la programación de entrevistas, pruebas, llamadas y demás actividades asociadas a los procesos de selección, realizando seguimiento oportuno con candidatos y equipos contratantes.

• Notificar a personal seleccionado y solicitud de documentación para tramites contractuales.

• Realizar controles periódicos de calidad documental para asegurar que los expedientes del personal estén completos, actualizados y listos para procesos de auditoría interna y externa.

 

Contratación y nómina

• Generar y mantener actualizado perfil del empleado en las distintas plataformas dispuestas por la organización, WorkDay.

• Informar al outsourcing de nómina la contratación de personal.

• Solicitar y dar seguimiento a la afiliación de los trabajadores, en los diferentes entes institucionales.

• Garantizar el cumplimiento del calendario de nómina anual junto con el personal de finanzas y el outsourcing de nómina

• Recibir, revisar y registrar las novedades mensuales de nómina del personal, manteniendo el adecuado archivo de los soportes.

• Enviar las novedades de nómina mensual al outsourcing para proceso de cálculo de nómina.

• Administrar el beneficio de Cesta Ticket, registro y retiro de beneficiarios, recarga de tarjetas de alimentación.

• Asistir al personal en la planeación de sus vacaciones, mantener actualizado el libro de vacaciones y velar por el cumplimiento del cronograma de descanso anual, de acuerdo con las normativas colombianas, procedimientos y políticas organizacionales.

• Elaboración de FSP para pagos de nómina, parafiscales, honorarios, liquidaciones y demás trámites relacionados para pagos del área de P&C con Finanzas.

• Hacer seguimiento a vencimientos de contratos del personal.

• Elaborar notificaciones de vencimientos en los términos de cada contratación existente según indicaciones de la gerencia de P&C.

• Mantener archivos de todos los trámites realizados de conformidad con la ley y para efectos de auditoría.

• Garantizar la correcta ejecución del proceso de separación de personal, entrevista de salida, liquidación y pago.

• Realización de las liquidaciones y certificaciones correspondientes durante las vigencias contractuales y a su término.

• Alertar frente a situaciones que requieran medidas especiales de seguimiento y/o atención para el cumplimiento de las obligaciones contractuales con terceros.

• Garantizar la actualización y disponibilidad de la cartelera fiscal en las distintas oficinas, mediante la publicación oportuna de la documentación.

• Hacer seguimiento y control en la recopilación de las hojas de tiempo (time sheets y weekly time sheets)

 

Inducción, desarrollo y retención:

• Preparar el paquete de orientación y bienvenida del personal.

• Realizar Inducción organizacional, IRC Way, Salvaguardia.

• Preparar el plan de formación y desarrollo del personal.

• Apoyar los procesos de evaluación de desempeño en los diferentes momentos de los ciclos anuales.

• Apoyar en el desarrollo y ejecución del plan de bienestar del personal.

• Apoyar las demás actividades relacionadas con los procesos del área, en temas de bienestar, formación y desarrollo y demás requeridos por supervisión inmediata.

• Actualizar las descripciones de los cargos de la organización en apoyo de las demás gerencias, para revisión y aprobación de la Gerencia de Personas y Cultura, según la estructura organizacional y políticas de IRC.

 

 

Asistencia Técnica a Organizaciones Socias

• Brindar asesoría técnica y acompañamiento a las organizaciones socias en la implementación de políticas, procedimientos y herramientas de Personas y Cultura, con el fin de fortalecer sus capacidades de gestión del talento humano y asegurar el cumplimiento de los estándares de los donantes y la normatividad venezolana.

• Diseñar, implementar y dar seguimiento a los planes de fortalecimiento de capacidades en materia de Personas y Cultura para los socios, identificando brechas, definiendo acciones de mejora y monitoreando su implementación para promover prácticas alineadas con la normativa vigente y los requisitos institucionales.

• Revisar y analizar procesos y documentación de gestión de personas de las organizaciones socias, incluyendo reclutamiento, contratación, expedientes, evaluación de desempeño, capacitación y desvinculación, para verificar el cumplimiento de estándares de los donantes, organizacionales y normativa venezolana

• Facilitar capacitaciones, talleres y espacios de aprendizaje dirigidos a personal clave de las organizaciones socias sobre temas de gestión del talento, relaciones laborales, salvaguardia, principios humanitarios, diversidad e inclusión, bienestar y desarrollo organizacional, con el propósito de fortalecer sus competencias técnicas.

• Facilitar capacitaciones a proveedores en temas asociados a Salvaguardia y cumplimiento de IRC Way y políticas antifraude y corrupción.

• Acompañar a los socios en la implementación de acciones correctivas y planes de mejora derivados de auditorías, evaluaciones organizacionales o revisiones de cumplimiento, asegurando la reducción de riesgos asociados a la gestión de personas.

• Proporcionar orientación sobre la aplicación de la legislación laboral venezolana y las políticas institucionales relacionadas con la gestión del talento humano, promoviendo prácticas laborales éticas, transparentes y ajustadas al marco legal vigente.

• Monitorear indicadores y riesgos asociados a la gestión de Personas y Cultura de las organizaciones socias, elaborando reportes y recomendaciones que faciliten la toma de decisiones y el fortalecimiento institucional.

• Promover la integración de los principios de salvaguardia, diversidad, equidad, inclusión, protección contra la explotación, el abuso y el acoso, en los procesos y prácticas de gestión de personas de las organizaciones socias, contribuyendo a entornos de trabajo seguros y respetuosos.

• Coordinar con equipos programáticos, de cumplimiento y subvenciones para garantizar que los requisitos relacionados con la gestión de personas en las organizaciones socias sean incorporados, monitoreados y documentados adecuadamente durante todo el ciclo de gestión de las alianzas.

• Mantener comunicación permanente con los puntos focales de Recursos Humanos o equivalentes en las organizaciones socias para identificar oportunidades de mejora, compartir buenas prácticas y fortalecer la sostenibilidad de los procesos de gestión del talento humano.

• Brindar acompañamiento técnico a las organizaciones socias para asegurar el cumplimiento de los estándares mínimos de salvaguardia vinculados a la gestión de Personas y Cultura, mediante la revisión de políticas, procedimientos y prácticas de recursos humanos, la identificación y cierre de brechas, el desarrollo de planes de acción y el seguimiento a su implementación, en coordinación con el equipo de Salvaguarda, promoviendo entornos de trabajo seguros, inclusivos y libres de explotación, abuso, acoso y represalias.

 

Reporta a: Gerencia de Personas y Cultura.

 

Requisitos del trabajo:

 

Educación

• Profesional en Psicología, Relaciones Industriales, Recursos Humanos, Administración o carreras a fines a las ciencias sociales.

• Deseable Especialización en Administración y Dirección de Empresas, Gestión de Recursos Humanos.

• De 3 a 5 años de experiencia profesional en todos los subsistemas del área de recursos humanos y de preferencia en el trabajo con Organizaciones sin fines de lucro internacionales.
• Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita, efectivas en relacionamiento interno y externo.
•   Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados.
• Manejo de Microsoft Office

• Nivel intermedio de inglés – deseable.

 

ENTORNO DE TRABAJO:

• Entorno de trabajo cambiante.

• La presencia y movimientos de trabajo geográficamente y el alcance del programa podrían cambiar a medida que el programa crezca

• brindará soporte que la operación en territorio requiera desde el área. Debe contar con disponibilidad de viajar del 80%.

 

Estándares de conducta profesional

Los trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

 

PROFESSIONAL STANDARDS

 

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

 

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Why Choose the IRC?

Work that has meaning: Every day at the IRC is a chance to make a difference through a purpose-driven career. Whether you're working directly with communities or providing support behind the scenes, you will be part of a dynamic team that is always innovating, scaling, and testing new and better solutions to ensure the best possible outcomes for the people we serve.

 

Global scale, dynamic workplace: At the IRC, we believe that the dynamic, global make-up of our team is our strength. When you join us, you're not just starting a job—you will be part of a global organization positively impacting millions of lives in over 40 get to work with colleagues from all around the world—working across time zones and regularly exchanging different ideas, perspectives and insights. You’ll join a team that is dedicated to fostering a supportive environment to create a workplace where everyone feels valued, respected, and heard.  

 

Challenging work, innovative solutions: We’re committed to excellence and innovation, and pride ourselves in setting industry-leading standards while practicing evidence and data-lead strategies. Come challenge norms, shatter conventions, and pioneer change while working on real, nuanced and complex issues we face in the world today.  

 

Community centered: We’re an empathetic community that truly cares for one another. Our comprehensive safety and security initiatives ensure a safe work environment, while our continuous learning and development programs provide ongoing opportunities for personal and career advancement.

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Our Typical Recruitment Process

The interview process typically includes three rounds, though the number may vary depending on the role and level of seniority. It usually begins with a conversation with our recruiting team to learn more about you and your goals. This is followed by an interview with a hiring manager or business stakeholder to explore your background and provide more insight into the role. The final round focuses on assessing your role-specific expertise and may be conducted as a panel interview to evaluate your cross-functional strengths. Before extending an offer, we generally conduct reference checks, and after an offer is made, a standard background check is completed. While we strive for consistency, the process may differ based on the role, business unit, location, job type, legal requirements, and other factors.

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