P&C Assistant

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

CONTEXTO:

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo, ayudando a restaurar la salud, la seguridad, la educación, el bienestar económico y el poder de las personas devastadas por conflictos y desastres. Fundado en 1933 a instancias de Albert Einstein, el IRC es una de las organizaciones no gubernamentales humanitarias internacionales (ONGI) más grandes del mundo, que trabaja en más de 40 países y 29 ciudades de Estados Unidos para ayudar a las personas a sobrevivir, recuperar el control de su futuro y fortalecer sus comunidades. Como fuerza al servicio de la humanidad, los empleados del IRC generan un impacto duradero al restaurar la seguridad, la dignidad y la esperanza de millones de personas. Si eres una persona apasionada por el cambio y orientada a las soluciones, únete a nosotros para influir positivamente en la vida de millones de personas en todo el mundo y lograr un futuro mejor.

Resumen del puesto:

Bajo la supervisión de la Gerencia de Personas y Cultura (P&C), el/la Asistente de Personas y Cultura brinda apoyo técnico y administrativo a los procesos de gestión del talento humano para la respuesta Colombia–Venezuela, con especial énfasis en la gestión documental y el cumplimiento de los estándares institucionales y de los donantes. Es responsable de asegurar la adecuada organización, actualización, control y trazabilidad de la documentación asociada al ciclo de vida del colaborador, apoyando los procesos de reclutamiento, contratación, inducción y retiro, así como la preparación de auditorías y revisiones de cumplimiento. Adicionalmente, contribuye a la ejecución de iniciativas de bienestar y cultura organizacional, promoviendo la eficiencia y calidad de los procesos de Personas y Cultura.

RESPONSABILIDADES:

Reclutamiento, selección y gestión documental

• Brindar soporte integral a los procesos de reclutamiento y selección, coordinando actividades operativas y administrativas bajo los lineamientos del responsable de Personas y Cultura y garantizando el cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares institucionales del IRC.
• Coordinar la programación de entrevistas, pruebas, llamadas y demás actividades asociadas a los procesos de selección, realizando seguimiento oportuno con candidatos y equipos contratantes.
• Elaborar, consolidar y mantener actualizada la documentación y registros asociados a los procesos de reclutamiento y selección, incluyendo actas, matrices de seguimiento, bases de datos y reportes.
• Gestionar y dar seguimiento al proceso de ATC de trabajadores, consultores, voluntarios y demás terceros, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos.
• Verificar, recopilar y validar la documentación requerida para la contratación, renovación y vinculación de personal y terceros, garantizando la integridad, vigencia y conformidad de los expedientes.
• Administrar y mantener actualizado el archivo físico y digital de los procesos de selección y contratación, asegurando la correcta clasificación, trazabilidad, confidencialidad y disponibilidad de la información conforme a los requisitos institucionales, legales y de los donantes.
• Realizar controles periódicos de calidad documental para asegurar que los expedientes del personal estén completos, actualizados y listos para procesos de auditoría interna y externa.

Administración de personal e inducción

• Coordinar los aspectos administrativos de los procesos de inducción y reinducción, garantizando la preparación de documentación, registros y seguimiento a las actividades correspondientes.
• Apoyar la preparación y seguimiento de solicitudes de compra (PR), formularios de pago (PRF) y demás documentos administrativos requeridos por el área de Personas y Cultura.
• Gestionar la elaboración, actualización y archivo de certificaciones laborales, comunicaciones y demás documentos relacionados con la administración de personal.
• Dar seguimiento a la recepción y organización de documentos relacionados con novedades de personal, contrataciones, renovaciones y terminaciones contractuales.

Gestión de archivos, cumplimiento y auditoría

• Ser responsable de la administración integral del archivo físico y electrónico de Personas y Cultura para Colombia y Venezuela, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral, las políticas organizacionales, los requisitos de los donantes y los estándares de auditoría.
• Implementar controles documentales que permitan asegurar la trazabilidad, consistencia y adecuada conservación de la información laboral durante todo el ciclo de vida del colaborador.
• Mantener actualizados los expedientes de empleados, voluntarios, consultores y terceros, verificando de manera periódica la existencia de documentos obligatorios y alertando sobre vencimientos o información faltante.
• Preparar y consolidar documentación e información requerida para auditorías, revisiones internas, procesos de cumplimiento y requerimientos institucionales.

Hojas de tiempo y procesos de personal

• Administrar y monitorear el proceso de recopilación, validación y archivo de hojas de tiempo del personal, garantizando el cumplimiento de las políticas institucionales y los requisitos de los donantes.
• Realizar seguimiento con empleados, supervisores y áreas involucradas para asegurar la entrega oportuna y correcta de las hojas de tiempo.
• Garantizar que todas las hojas de tiempo y soportes relacionados se encuentren debidamente firmados, organizados y archivados de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Gestionar y archivar la documentación relacionada con procesos de desvinculación, incluyendo entrevistas de salida, liquidaciones, paz y salvos y demás soportes requeridos, asegurando la integridad y conservación de los expedientes.

Reporta a: Gerencia de Personas y Cultura.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

• Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SG-SST y como mínimo una vez al año realizar su evaluación.
• Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST.
• Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SG-SST.
• Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención.
• Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.
• Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la organización.
• Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores.
• Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la organización.
• Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
• Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.
• Implementación y seguimiento del SG-SST.

REQUISITOS:

• Técnico, Tecnólogo o profesional en Recursos Humanos, o profesional en Psicología, Administración de Empresas o carreras afines.
• 1 año de experiencia profesional en el área de recursos humanos
• Deseable experiencia de trabajo o voluntariado con Organizaciones sin fines de lucro internacionales.
• Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita, efectivas en relacionamiento interno y externo.
• Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión.
• Manejo de Microsoft Office.

ENTORNO DE TRABAJO:

Entorno de trabajo cambiante.

La presencia y movimientos de trabajo geográficamente y el alcance del programa podrían cambiar a medida que el programa crezca.

ESTÁNDARES:

Estandares de conducta profesional: los trabajadores de IRC y IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. Estos son integridad, servicio y rendición de cuentas. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: IRC se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: IRC es un empleador de igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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Why Choose the IRC?

Work that has meaning: Every day at the IRC is a chance to make a difference through a purpose-driven career. Whether you're working directly with communities or providing support behind the scenes, you will be part of a dynamic team that is always innovating, scaling, and testing new and better solutions to ensure the best possible outcomes for the people we serve.

Global scale, dynamic workplace: At the IRC, we believe that the dynamic, global make-up of our team is our strength. When you join us, you're not just starting a job—you will be part of a global organization positively impacting millions of lives in over 40 get to work with colleagues from all around the world—working across time zones and regularly exchanging different ideas, perspectives and insights. You’ll join a team that is dedicated to fostering a supportive environment to create a workplace where everyone feels valued, respected, and heard.  

Challenging work, innovative solutions: We’re committed to excellence and innovation, and pride ourselves in setting industry-leading standards while practicing evidence and data-lead strategies. Come challenge norms, shatter conventions, and pioneer change while working on real, nuanced and complex issues we face in the world today.  

Community centered: We’re an empathetic community that truly cares for one another. Our comprehensive safety and security initiatives ensure a safe work environment, while our continuous learning and development programs provide ongoing opportunities for personal and career advancement.

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Our Typical Recruitment Process

The interview process typically includes three rounds, though the number may vary depending on the role and level of seniority. It usually begins with a conversation with our recruiting team to learn more about you and your goals. This is followed by an interview with a hiring manager or business stakeholder to explore your background and provide more insight into the role. The final round focuses on assessing your role-specific expertise and may be conducted as a panel interview to evaluate your cross-functional strengths. Before extending an offer, we generally conduct reference checks, and after an offer is made, a standard background check is completed. While we strive for consistency, the process may differ based on the role, business unit, location, job type, legal requirements, and other factors.

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